L’uso di strumenti di lavoro rimanda spesso all’idea di ordine, precisione, efficienza ma, prima di tutto ciò, c’è altro. Gli strumenti sono indispensabili, imprescindibili in quanto ci mettono nella condizione di svolgere al meglio il nostro lavoro.
Bernini non avrebbe potuto scolpire a mani nude quella meraviglia di Apollo e Dafne se non avesse avuto a disposizione scalpelli e martelli. Prima ancora di aggredire quel blocco informe di marmo da cui è emersa la Pietà, Michelangelo avrà certamente immaginato e recuperato gli attrezzi indispensabili per creare quella che già nella sua mente era un’opera d’arte.
Quindi, prima ancora di essere utilizzati (e prima ancora di concorrere al generare ordine, collaborazione, crescita) gli strumenti di lavoro devono essere opportunamente ricercati e individuati, non dati per scontati come invece spesso avviene nelle nostre organizzazioni (e quel darli per scontati a volte diventa l’attitudine che porta a perderli, non utilizzarli, dimenticarli).
Sono tante le operazioni che quotidianamente compiamo: interloquire con i clienti, gli utenti, i donatori, progettare, risolvere problemi, attivare servizi, promuovere prodotti… e come Michelangelo e Bernini anche noi abbiamo bisogno, per fare tutto ciò, di strumenti efficaci, consapevoli che non sia sufficiente un pc e che la molteplicità di supporti a cui possiamo affidarci per svolgere al meglio il nostro lavoro è infinita.
Per scegliere gli strumenti più opportuni è indispensabile aver presente i risultati che dobbiamo raggiungere e l’intero processo per giungere a ottenerli. Come ci racconta Marie Kondo in Il magico potere del riordino (e anche nella serie Netflix: almeno 1 puntata va vista…) non è sufficiente aspirare all’ordine ma è necessario darsi un tempo, un metodo, degli strumenti e una pratica quotidiana perché l’ordine diventi una realtà (e non sia solo un’aspirazione ossessiva che genera frustrazione). Lo stesso vale per l’organizzazione del nostro lavoro: perché sia efficiente ma soprattutto efficace abbiamo bisogno di supporti, di un metodo e di tanta esperienza.
È proprio all’efficacia del nostro lavoro che dobbiamo mirare strategicamente, per lasciare spazio anche al disordine generativo che senza un ordine, un metodo, non può sussistere.
Gli strumenti di lavoro che ho in mente e che utilizzo possono essere distinti in tre categorie: gli strumenti di lavoro personali, quelli di collaborazione e quelli organizzativi. In alcuni casi sono specifici di una categoria in altri trasversali perché incrociano le differenti categorie.
Gli strumenti di lavoro personali sono quelli che scelgo e utilizzo per organizzare al meglio il mio lavoro, i compiti che devo svolgere professionalmente, tutti i giorni oppure occasionalmente. Penso, per esempio, all’agenda, a Cortana con i suoi promemoria (o ai post it con i quali dissemino casa, auto…), a Evernote; app o strumenti più tradizionali come la Moleskine, che mi aiutano a non perdere pezzi ma soprattutto a essere sempre (o quasi sempre) sul pezzo. Ognuno sceglie i propri, a partire da ciò che deve fare ma anche dal desiderio di impatto positivo del proprio lavoro (non solo sulla vita professionale ma anche su quella privata).
Gli strumenti di collaborazione (collaborative tool) sono indispensabili: non solo permettono a un gruppo di lavoro di progettare insieme, essere sempre aggiornati su un medesimo progetto, favorire l’apprendimento di un metodo comune ma anche di costruire insieme per raggiungere gli obiettivi condivisi. Gli strumenti collaborativi (Google Calendar è senz’altro il più banale ma sto pensando anche a strumenti più complessi e interessanti come per esempio Trello, che permette di co-costruire un flusso sempre aggiornato di lavoro) offrono l’opportunità di interloquire e di collaborare con clienti e utenti, perciò di tenere un contatto con coloro che non appartengono strettamente a un gruppo di lavoro.
Infine, ci sono strumenti che considero straordinari ma non per questo meno indispensabili. Sono quegli strumenti (che è opportuno considerare processi) che permettono alle organizzazioni di crescere, di posizionarsi e riposizionarsi sempre ed efficacemente in un dialogo costante e continuo con i propri diretti interlocutori (e anche con quelli meno diretti ma che abitano comunque le sue aree di interesse). Si tratta di strumenti come il Piano Strategico, il Business Model Canvas, il Business Plan, il Bilancio di Sostenibilità, etc; strumenti che non solo permettono (come quelli personali e collaborativi) di ottimizzare i tempi di lavoro ma anche di consolidarsi, di favorire flussi di comunicazione trasparenti e immediati con i propri stakeholder, di porre al centro le persone con cui e per cui lavoriamo.
Gli strumenti possono dunque avere un’anima (e lo scalpello dei nostri due geni certamente l’aveva) e, laddove vengono snobbati, il lavoro rischia di avere un costo (economico ma non solo) ben superiore a quanto ci si possa immaginare.
Se desideri sapere come Excursus può supportare la tua organizzazione nella scelta e nell’uso di strumenti organizzativi, contattami: eugenia.montagnini@excursusplus.it